Много предпринимателей не контролируют своего бухгалтера по причине недостатка знаний в этой сфере. И при этом даже не знают, как проверить своего бухгалтера. Хотя этот сотрудник — одна из ключевых фигур любого бизнеса. Особенно, если фирма настолько маленькая, что в ней работает всего один штатный бухгалтер. Ведь в таком случае вся учетная работа ложится на плечи одного человека.
В такой сложившейся ситуации полностью доверять ему — верх глупости. Так как по закону Российской Федерации фактически вся ответственность в случае нарушений будет ложиться на собственника бизнеса. В том числе и уголовная.
Способы контроля деятельности бухгалтера
Чтобы проверить бухгалтера, руководителю или собственнику бизнеса необходимо проконтролировать, чтобы его сотрудник фиксировал выплаты, траты и поступления денежных средств. Все эти операции должны быть отражены и своевременно зарегистрированы в бухгалтерской отчетности, а также подтверждены документально.
Когда сотрудник бухгалтерии ведет свою работу ответственно, то все выплаты компании происходят вовремя и полностью. Если на момент проверки имеется необоснованная задолженность по счетам собственной фирмы — у проверяющего должны появиться к сотруднику вопросы.
Правильность оформления первичных документов
Первичные документы прежде всего нужны для ведения налогового учета компании. При неправильном их ведении, фирма может получить штрафы, пени и дополнительных начислений налогов.
Важно! При проверке принимается только та «первичка», которая оформлена правильно. Первичные документы, в которых имеются нарушения — проверяющими не учитываются!
Главные нарушения в первичных документах, на которые стоит обратить внимание, когда предприниматель начинает проверять первичные документы:
- Не составлен реестр документов. «Первичка» за прошлый период хранится как попало, документы за предыдущий год могут лежать вместе со свежей документацией.
- Бухгалтер ведет свою работу так, что у него отсутствуют оригинальные документы. В крайнем случае, вместо оригинала у специалиста имеются копии, а это уже нарушение.
- В «первичке» имеются исправления, она заполнена не полностью, в ней нет всех печатей и подписей.
Контроль над движением средств по расчетному счету
При контроле движения денежных средств по расчетному счету организации, нужно протестировать, чтобы не было сомнительных выплат. Это часто бывает, когда у сотрудника бухгалтерии имеется право первой подписи. Руководитель передает это право для того, чтобы банально экономить время, за что нередко расплачивается со своего кармана.
В бухгалтерской программе «1С» следует проверить остаток по счету. Если все показатели сходятся — предварительно все нормально. Если нет — нужно проверять более углубленно. На 2022 год налоговая инспекция России может получать информацию о движении денег проверяемой компании удаленно. Поэтому так важно периодически самому контролировать движение средств фирмы по расчетному счету.
Важно знать! Проверяющего должны насторожить не только сомнительные выплаты, но и странные поступления денег. Часто бывают такие ситуации, что бухгалтерия таким образом применяет «серые» схемы. Например, «отмывает» чужие капиталы.
Проверка кассового аппарата
Чтобы правильно проверять кассовый аппарат, бизнесмену необходимо обратить внимание на следующие подозрительные моменты:
- Если работник вносит средства в кассу организации, и при этом не составляет договор займа.
Хоть в РФ это и распространенное явление, когда руководитель вносит в кассу фирмы собственные деньги, чтобы ликвидировать разницу. Но, если бухгалтер не оформляет договор займа, фирма может получить штраф до 50 000 рублей, который потом ляжет на плечи руководителя или владельца компании.
- Кассовый лимит организации превышен.
Если на конец рабочего дня сумма денег в кассе превышает кассовый лимит, то это является нарушением статьи 15.1 КоАП РФ. Не является нарушением, когда бухгалтер излишки денег выдаст под отчет, а потом возвратит аванс как неиспользованный.
- При работе не используется контрольно-кассовая техника или при ее применении есть нарушения.
Сегодня информационные технологии позволяют налоговой службе проверять компании на предмет использования контрольно-кассовой техники любой организации, работая онлайн. При повторном нахождении нарушений, налоговые инспекторы, помимо штрафа могут приостановить работу предприятия до трех месяцев (статья 14.5, пункт 3, КоАП РФ).
- В кассовой книге нет нужных записей.
Проверка контрагентов
Проверку контрагентов следует начинать с наиболее крупных клиентов и поставщиков. Все документы должны организованно храниться в папках, в них должны стоять все подписи и печати.
Самый лучший вариант — когда организация имеет электронный архив. Тогда в любой момент времени в нем можно быстро найти и узнать нужный документ. Если нужно — распечатать его.
Контроль денег
Чем чаще собственник компании будет контролировать денежный поток, тем лучше. Особенно это актуально при розничной торговле. Надо стараться не держать больших денег в организации. Лучше при любом удобном случае при помощи инкассации сдавать денежные средства в банк. Не надо лишний раз испытывать сотрудников на порядочность.
Контроль отчетности
Бухгалтер отчетность должен сдавать в установленные законом сроки. Если проверяющие органы заметят ошибки в документах, помимо штрафа, организацию могут поставить на особый учет перед налоговыми органами.
Среди некоторых работников распространена практика, при которой периодически сдается неполная отчетность. Делается это, когда бухгалтерия не успевает вовремя его сдать в полном объеме. Когда отчет сдается в неполном виде часто, это может привлечь к организации ненужное внимание. Поэтому проверяющий руководитель компании время от времени должен контролировать данный момент.
Контроль налогообложения
Собственнику бизнеса нужно каждый год проверять своего специалиста на предмет взаиморасчетов фирмы с налоговой инспекцией. Вся информация о начисленных налогах должна ложиться руководителю на стол своевременно, хотя бы за 14 дней до сдачи отчета в налоговую службу.
Видеоинструкция по проверке бухгалтера
Если вам понравилась статья, то я буду очень рада комментариям и обратной связи.
Если хотите получать свежую информацию по бухгалтерии и особенностям ведения бизнеса с позиции налогов, то рекомендую подписаться на блог.