Каждый работодатель в России – будь то крупная компания, ИП и организация – обязан отчитываться в налоговую службу. Основная задача такой отчётности: зафиксировать суммы выплаченных доходов работникам и корректно удержанный с них налог на доходы физических лиц.
В 2026 году система налоговой отчётности по НДФЛ включает ежеквартальную подачу расчётов 6-НДФЛ со справками о доходах каждого сотрудника. Несоблюдение сроков или ошибки в заполнении форм приводят к штрафам, начислению пеней и даже блокировке расчётных счетов. Особое внимание стоит уделить изменениям в законодательстве: с 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ со ставками от 13% до 22%.
Эта статья поможет разобраться в актуальных требованиях к отчётности, сроках подачи документов и правилах заполнения форм для организаций и индивидуальных предпринимателей.
Ключевые изменения в отчётности по НДФЛ в 2026 году
С 1 января 2026 года вступили в силу существенные изменения согласно Федеральному закону № 425-ФЗ от 28.11.2025.
Прогрессивная шкала для иностранцев на патенте
К иностранным работникам на патенте теперь применяется пятиступенчатая прогрессивная шкала НДФЛ (13-22%) вместо фиксированных ставок 13% или 30%. Это существенно снижает налоговую нагрузку на трудовых мигрантов и делает их официальное трудоустройство выгоднее для работодателей.
Единое уведомление на весь год с сентября 2026
С 1 сентября 2026 года работодатели смогут подавать единое уведомление по НДФЛ и страховым взносам на весь год для стабильных выплат. Это значительно упростит отчётность для компаний с постоянным фондом оплаты труда. Вместо 24 уведомлений в год (два раза в месяц) можно будет подать одно с разбивкой по месяцам.
Условия использования:
- стабильный фонд оплаты труда;
- отсутствие высокой текучки кадров;
- предсказуемые выплаты.
Если фактические суммы изменятся, потребуется подать дополнительное уведомление.
Новые правила переноса сроков уплаты
⚠️ Критическое изменение! С 2026 года кардинально изменился порядок переноса сроков уплаты НДФЛ.
Раньше: если дата выплат выпадал на выходной, можно было заплатить в первый рабочий день после выходных.
С 2026 года: если срок уплаты выпадает на выходной или праздник, нужно платить заранее – в последний рабочий день перед выходным.
Пример: срок платежа 5 апреля 2026 (суббота). По новым правилам нельзя уплачивать НДФЛ в понедельник 7 апреля – деньги нужно перечислить в пятницу, 3 апреля.
Важно: это правило касается только НДФЛ. Страховые взносы по-прежнему можно платить в первый рабочий день после выходных.
Сроки уплаты НДФЛ в 2026 году
Месяц делится на два налоговых периода:
- за доходы с 1 по 22 число – уплата до 28 числа текущего месяца;
- за доходы с 23 числа по последнее число – уплата до 5 числа следующего месяца;
- в декабре за период с 23 числа по 31 декабря – уплата до 30 декабря 2026 года.
Новые коды доходов и вычетов
С 2025 года действуют обновлённые коды доходов и вычетов налога, утверждённые приказом ФНС России от 01.09.2025 № ЕД-7-11/757@. Необходимо использовать актуальные справочники при заполнении форм.
Сохранение прогрессивной шкалы
Продолжает действовать пятиступенчатая система налогообложения, введённая Федеральным законом № 176-ФЗ от 12.07.2024:
- 13% – с доходов до 2,4 млн рублей в год;
- 15% – с доходов от 2,4 до 5 млн рублей в год;
- 18% – с доходов от 5 до 20 млн рублей в год;
- 20% – с доходов от 20 до 50 млн рублей в год;
- 22% – с доходов свыше 50 млн рублей в год.
Кто является налоговым агентом по НДФЛ
Налоговыми агентами признаются лица, на которых возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в ИП и организации. Большую долю среди всех налоговых агентов занимают организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся работодателями.
Обязанности налоговых агентов
Налоговый агент обязан исчислять НДФЛ исходя из всех подлежащих налогообложению доходов, источником которых он является. Исчисление производится нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца с зачётом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога.
Кроме удержания налога, работодатель должен вести учёт доходов физических лиц, предоставленных налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учёта. Налоговые агенты также обязаны представлять отчётность в налоговые органы по установленным формам.
С 2026 года налоговые агенты дважды в месяц подают уведомления об исчисленных суммах НДФЛ или могут перейти на единое годовое уведомление с сентября 2026.
Особенности для организаций и ИП
Организации становятся налоговыми агентами при выплате:
- заработной платы сотрудникам по трудовым договорам;
- вознаграждений исполнителям по договорам гражданско-правового характера (ГПХ);
- материальной помощи и подарков, если их сумма превышает 4 тысячи рублей.
Индивидуальные предприниматели выступают налоговыми агентами в тех же случаях, когда нанимают работников или привлекают исполнителей. При этом ИП на общей системе налогообложения (ОСНО) дополнительно отчитываются за собственные доходы по форме 3-НДФЛ.
Основные формы отчётности по НДФЛ
Работодатели предоставляют в налоговую службу два основных документа: расчёт 6-НДФЛ и справки о доходах физических лиц.
Расчёт 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ – это ежеквартальный отчёт о доходах всех сотрудников и исчисленном налоге. В отчетности указывают суммы начисленных доходов, предоставленных вычетов, исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ.
Форма расчёта утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (с изменениями, внесёнными приказом ФНС от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@). Отчёт включает:
- титульный лист;
- раздел 1 с обобщёнными показателями по срокам перечисления налога;
- раздел 2 с расчётом налоговой базы;
- справки о доходах на каждого работника.
Справка о доходах (бывшая 2-НДФЛ)
С 2021 года справка 2-НДФЛ включена в состав расчёта 6-НДФЛ как приложение. Справку заполняют по каждому физическому лицу, получившему доходы в отчётном периоде.
В справке указывают персональные данные работника, суммы дохода по месяцам с разбивкой по видам, предоставленные вычеты, исчисленный и удержанный налог. Если налог не был удержан, это также отражается в отдельном разделе.
Сроки сдачи отчётности по 6-НДФЛ в 2026 году
Расчет НДФЛ подаётся ежеквартально, а сроки различаются для промежуточных периодов и годового отчёта.
Таблица сроков сдачи 6-НДФЛ в 2026 году
| Отчётный период | Базовый срок | Крайний срок с учётом выходных | Примечание |
| За 2025 год | 25.02.2026 | 25.02.2026 (вторник) | Годовой отчёт со справками |
| I квартал 2026 | 25.04.2026 | 28.04.2026 (вторник) | 25 апреля – суббота |
| Полугодие 2026 | 25.07.2026 | 27.07.2026 (понедельник) | 25 июля – суббота |
| 9 месяцев 2026 | 25.10.2026 | 27.10.2026 (вторник) | 25 октября – воскресенье |
| За 2026 год | 25.02.2027 | 25.02.2027 (четверг) | Годовой отчёт со справками |
Квартальная отчётность
За первый, второй и третий кварталы расчёт 6-НДФЛ подают не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом. В 2026 году это означает:
- за первый квартал – до 28 апреля 2026 года (25 апреля выпадает на субботу);
- за полугодие – до 27 июля 2026 года (25 июля выпадает на субботу);
- за девять месяцев – до 27 октября 2026 года (25 октября выпадает на воскресенье).
Годовая отчётность
По итогам года расчёт 6-НДФЛ со справками о доходах по каждому работнику необходимо предоставить до 25 февраля года, следующего за отчётным. За 2025 год отчёт нужно подать до 25 февраля 2026 года. За 2026 год отчётность сдаётся до 25 февраля 2027 года.
Если последний день срока приходится на выходной или праздник, срок переносится на ближайший рабочий день.
Пошаговая инструкция по заполнению расчёта 6-НДФЛ
Правильное заполнение расчёта помогает избежать ошибок и требований налоговой службы о представлении уточнённых форм.
Шаг 1: заполнение титульного листа
На титульном листе указывают:
- ИНН и КПП организации (для ИП только ИНН);
- номер корректировки: 0 – для первичного отчёта, 1, 2, 3… – для уточнённого;
- код отчётного периода:
- 21 – I квартал,
- 31 – полугодие,
- 33 – девять месяцев,
- 34 – год;
- календарный год, за который сдаётся отчёт;
- код налогового органа (четырёхзначный код вашей ИФНС);
- наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя;
- код ОКТМО (код муниципального образования);
- контактный телефон.
Шаг 2: заполнение раздела 1
Раздел 1 заполняют по каждому КБК отдельно. В нём указывают:
- строка 010: КБК для НДФЛ;
- строка 020: сумма НДФЛ, подлежащая уплате за последние три месяца отчётного периода;
- строка 021: срок перечисления налога в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- строка 022: обобщённая сумма налога по сроку.
Важно: заполняйте строки 020-022 с разбивкой по срокам оплаты. Для зарплаты указывайте сроки 28-го числа (за период с 1 по 22 число) и 5-го числа следующего месяца (за период с 23 по последнее число).
Шаг 3: заполнение раздела 2
Раздел 2 содержит обобщённые показатели по каждой ставке налога. В нём отражаются общая сумма начисленного дохода, налоговая база, предоставленные вычеты, исчисленный и удержанный налог. Если у вас есть доходы с разными ставками (например, 13% и 15% из-за прогрессивной шкалы), заполните отдельный раздел 2 для каждой ставки.
Шаг 4: заполнение справок о доходах
Справки о доходах заполняют на каждого работника с указанием:
- раздел 1: персональные данные (ИНН, ФИО, дата рождения, гражданство, код документа);
- раздел 2: общие суммы дохода и налога;
- раздел 3: стандартные, социальные, имущественные вычеты;
- раздел 4: суммы дохода и налога по месяцам с указанием кодов доходов.
Важно: зарплату за декабрь, выплаченную в январе следующего года, в годовой отчёт текущего года включать не нужно. Она войдёт в отчёт следующего года.
Шаг 5: проверка и подписание
Перед подачей проверьте:
- совпадение общей суммы налога в разделе 1 и разделе 2;
- корректность применения кодов доходов согласно справочнику 2025 года;
- правильность расчёта по прогрессивной шкале для высокооплачиваемых сотрудников;
- наличие всех справок о доходах.
Отчёт подписывается руководителем организации или ИП с указанием даты.
Электронная или бумажная форма подачи
Организации и ИП, у которых доходы в отчётном периоде получили более 10 человек, обязаны сдавать расчёт 6-НДФЛ в электронном виде. Электронный отчёт подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или индивидуального предпринимателя.
Если количество получивших доходы физлиц не превышает 10 человек, можно выбрать любой способ подачи: электронный или на бумажном носителе. Подача бумажного отчёта вместо электронного при наличии обязанности влечёт штраф 200 рублей.
Типичные ошибки при заполнении 6-НДФЛ
Ошибка 1: включение декабрьской зарплаты в годовой отчёт
Зарплата за декабрь, выплаченная в январе следующего года, не включается в годовой отчёт текущего года. Датой получения дохода считается день выплаты, а не начисления.
Правильно: зарплата за декабрь 2025, выплаченная в январе 2026, войдёт в отчёт 6-НДФЛ за 2026 год.
Ошибка 2: путаница с КБК при разных ставках
Для разных ставок НДФЛ (13%, 15%, 18%, 20%, 22%) используются разные КБК. Необходимо заполнять отдельные листы раздела 1 и раздела 2 для каждой ставки.
Ошибка 3: устаревшие коды доходов и вычетов
С 2025 года действуют новые коды согласно приказу ФНС от 01.09.2025 № ЕД-7-11/757@. Использование устаревших кодов приведёт к ошибкам в отчёте.
✅ Совет: скачайте актуальный справочник кодов с сайта ФНС перед заполнением отчёта.
Ошибка 4: ошибки в сроках уплаты из-за нового правила переноса
С 2026 года если срок оплаты выпадает на выходной, нужно платить заранее. Многие бухгалтеры по привычке могут указать дату понедельника, что будет считаться просрочкой.
Неправильно: срок 5 апреля (суббота) → указать 7 апреля (понедельник).
Правильно: срок 5 апреля (суббота) → указать 3 апреля (пятница).
Особенности отчётности для ИП
Индивидуальные предприниматели имеют двойственный статус: они могут быть как налоговыми агентами, так и самостоятельными плательщиками НДФЛ.
ИП как налоговый агент
Если предприниматель нанимает работников или заключает договоры ГПХ с физическими лицами, он становится налоговым агентом. В этом случае ИП обязан сдавать расчёт 6-НДФЛ по тем же правилам, что и организации.
При отсутствии выплат физическим лицам обязанность сдавать нулевую форму 6-НДФЛ не возникает. Однако рекомендуется уведомить налоговую инспекцию об отсутствии выплат в произвольной форме, чтобы избежать блокировки расчётного счёта.
ИП на ОСНО: отчётность за себя
Индивидуальные предприниматели на общей системе налогообложения платят НДФЛ со своих доходов от предпринимательской деятельности. Они подают декларацию 3-НДФЛ до 30 апреля года, следующего за отчётным, и уплачивают налог до 15 июля.
В течение года ИП на ОСНО перечисляют авансовые платежи по НДФЛ. С 2025 года действует пятиступенчатая прогрессивная шкала ставок:
- 13% – с доходов до 2,4 млн рублей в год;
- 15% – с доходов от 2,4 до 5 млн рублей в год;
- 18% – с доходов от 5 до 20 млн рублей в год;
- 20% – с доходов от 20 до 50 млн рублей в год;
- 22% – с доходов свыше 50 млн рублей в год.
Уведомления об авансовых платежах подают до 25 числа месяца, следующего за отчётным кварталом.
Ответственность за нарушение сроков и ошибки
Несвоевременная сдача отчётности или ошибки в расчётах влекут административную и налоговую ответственность.
Штраф за несдачу или опоздание с отчётом
За опоздание с подачей расчёта 6-НДФЛ налагается штраф 1000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки. Если после истечения срока подачи прошло более 20 дней, налоговая инспекция вправе приостановить операции по банковским счетам организации или ИП.
Пример: опоздание на 25 дней = 2 неполных месяца = штраф 2000 рублей + риск блокировки счёта.
Штраф за ошибки в отчёте
Предоставление отчёта с недостоверными сведениями или ошибками влечёт штраф 500 рублей за каждый документ с недостоверной информацией. Этого можно избежать, если самостоятельно обнаружить ошибку и подать уточнённый расчёт до того, как это сделают налоговые органы.
Штраф за неправильную форму подачи
Подача бумажного отчёта вместо электронного при наличии обязанности (более 10 получателей дохода) влечёт штраф 200 рублей.
Штраф за неуплату НДФЛ
Налоговые агенты, не перечислившие удержанный НДФЛ в бюджет, подлежат штрафу в размере 20% от неуплаченной суммы налога. При умышленной неуплате штраф увеличивается до 40%. Дополнительно начисляются пени за каждый день просрочки в размере 1/300 от действующей ключевой ставки Центрального банка.
Пени за просрочку уплаты
Если не заплатить НДФЛ вовремя, начислят пени за каждый день просрочки по ключевой ставке ЦБ. Новое правило переноса сроков с 2026 года усиливает риски: если забыли, что дата сдвинулась на пятницу, и заплатили в понедельник, это уже просрочка на три дня.
Блокировка счёта: как избежать
Налоговая инспекция блокирует расчётный счёт через 20 дней после пропуска срока сдачи отчёта. Чтобы избежать блокировки при отсутствии выплат:
- направьте письмо в ИФНС в произвольной форме с пояснением, что вы не являлись налоговым агентом в отчётном периоде;
- укажите причину: нет работников, не было выплат по ГПХ;
- отправьте письмо заказным с уведомлением или через личный кабинет налогоплательщика.
Ответственность за неподачу уведомлений
Штрафов за неподачу уведомления об исчисленных суммах НДФЛ нет. Однако если вы не подадите уведомление вовремя, налоговая не сможет распределить деньги с вашего единого налогового счёта в счёт уплаты НДФЛ. Это приведёт к просрочке платежа и начислению пеней.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ?
Нет, если в отчётном периоде не было выплат физическим лицам, обязанность сдавать 6-НДФЛ не возникает. Но рекомендуется направить уведомление в ИФНС об отсутствии выплат, чтобы избежать блокировки счёта.
Может ли ИП без работников не сдавать 6-НДФЛ?
Да, если ИП не выплачивал доходы физическим лицам и не заключал договоры ГПХ, он не является налоговым агентом и не обязан сдавать 6-НДФЛ.
Что будет, если подать отчёт с ошибками?
Штраф 500 рублей за каждый документ с недостоверными сведениями. Избежать можно, подав уточнённый расчёт до обнаружения ошибки налоговой инспекцией.
Когда блокируют счёт за несдачу 6-НДФЛ?
Через 20 дней после истечения срока подачи отчёта. Блокировка снимается в течение одного рабочего дня после предоставления расчёта.
Как применять прогрессивную шкалу НДФЛ?
Доход работника считается нарастающим итогом с начала года. При превышении порога 2,4 млн рублей к сумме превышения применяется ставка 15%, при превышении 5 млн – 18% и т.д.
Можно ли подать 6-НДФЛ на бумаге, если у меня 8 сотрудников?
Да, если количество получателей дохода не превышает 10 человек, можно выбрать любой способ подачи: электронный или бумажный.
Что делать, если пропустил срок сдачи?
Подайте расчёт как можно скорее. Штраф за неуплаченный НДФЛ составит 1000 рублей за каждый месяц просрочки. Если прошло более 20 дней, могут заблокировать счёт.
Нужно ли включать отпускные и больничные в 6-НДФЛ?
Да, все виды выплат работникам, облагаемые НДФЛ, включаются в расчёт: зарплата, отпускные, больничные, премии, материальная помощь свыше 4000 рублей.
Как работает единое уведомление на весь год с сентября 2026?
Вы подаёте одно уведомление с разбивкой сумм НДФЛ по месяцам на весь год. Деньги списываются с ЕНС частями в установленные сроки (28-го и 5-го числа). Если фактические суммы изменятся, нужно подать дополнительное уведомление.
Что изменилось в сроках уплаты НДФЛ с 2026 года?
Самое важное: если дата оплаты выпадает на выходной, НДФЛ нужно платить заранее в последний рабочий день перед выходным. Раньше можно было платить в первый рабочий день после. Это правило касается только НДФЛ, страховые взносы переносятся по-старому.
Отчётность по НДФЛ в 2026 году требует внимательного отношения к новым правилам: прогрессивной шкале для иностранцев на патенте, обновлённым кодам доходов, изменению порядка переноса даты платежа и возможности подачи единого годового уведомления. Соблюдение сроков подачи 6-НДФЛ, правильное заполнение всех разделов и своевременный расчет налога с учётом новых правил переноса помогут избежать штрафов, пеней и блокировки счетов.