Упрощенная система налогообложения «доходы минус расходы» позволяет компаниям и ИП уменьшать налоговую базу на сумму понесенных расходов. С 1 января 2026 года вступили в силу значительные изменения: перечень расходов при УСН стал открытым, что дает бизнесу больше возможностей для оптимизации налога.
Что изменилось в учете расходов на УСН с 2026 года
Главное нововведение 2026 года — переход от закрытого к открытому перечню расходов на УСН. В статью 346.16 НК РФ добавили подпункт 45, который позволяет учитывать расходы по правилам главы 25 НК РФ о налоге на прибыль. Благодаря этому предприниматели на УСН теперь могут включить в расходы затраты, которые ранее не входили в закрытый перечень расходов.
Ключевые преимущества открытого перечня в 2026 году:
- возможность учесть расходы на консультационные услуги;
- включение затрат на IT-инфраструктуру и программное обеспечение;
- признание расходов на обучение персонала;
- учет затрат на сертификацию и лицензирование;
- списание расходов на маркетинг и продвижение без жестких ограничений.
Базовый список из 44 позиций сохранился, но к нему добавились дополнительные категории расходов. Теперь компании и ИП на УСН могут учитывать практически все экономически обоснованные затраты, связанные с получением дохода.
Условия признания расходов при УСН в 2026 году
Чтобы учитывать расходы на УСН «доходы минус расходы», они должны соответствовать трем обязательным критериям. Налоговая инспекция проверяет каждое из этих условий при камеральных и выездных проверках.
Экономическая обоснованность расходов
Расходы должны быть обоснованными с точки зрения ведения бизнеса. Налоговая может не принять затраты, которые не связаны с хозяйственной деятельностью или носят личный характер. Например, расходы на корпоративный отдых в курортной зоне вряд ли будут признаны обоснованными, если компания занимается оптовой торговлей стройматериалами.
Направленность на получение дохода
Все расходы при УСН должны быть направлены на извлечение прибыли. Например, расходы на покупку товаров для перепродажи или оборудования для производства четко соответствуют этому критерию. Затраты на представительские мероприятия с потенциальными клиентами также признаются направленными на получение дохода.
Документальное подтверждение расходов
Каждый расход необходимо подтвердить первичными документами: договорами, накладными, актами, чеками, платежными поручениями. Документы, подтверждающие расходы, должны быть оформлены корректно и содержать все обязательные реквизиты.
⚠️ Важно: отсутствие хотя бы одного документа может привести к снятию всей суммы расхода при проверке. Храните документы минимум 4 года.
Какие расходы можно учесть на УСН «доходы минус расходы» в 2026 году
Перечень расходов при УСН включает материальные расходы, затраты на оплату труда, основные средства, нематериальные активы и другие категории согласно статье 346.16 НК РФ.
| Категория расходов | Примеры | Особенности учета | Экономия налога* |
| Материальные расходы | Сырье, материалы, комплектующие | Учитывают после оплаты и списания в производство | До 15% от суммы |
| Расходы на оплату труда | Зарплата, премии, компенсации | Включают страховые взносы | До 15% от ФОТ |
| Товары для перепродажи | Закупленная продукция | Списывают в расходы после оплаты и реализации | До 15% от закупки |
| Основное средство | Оборудование, транспорт, недвижимость | Учитывают по специальным правилам в зависимости от даты покупки | До 15% поквартально |
| Аренда | Офис, склад, оборудование | После оплаты по договору | До 15% от платежа |
| Реклама | Контекстная реклама, наружная реклама | Некоторые виды — нормируемые расходы | До 15% от затрат |
*При стандартной ставке 15%
С 2026 года к этому списку добавились расходы на дезинфекцию помещений, затраты на ремонт, расходы на рекламу сверх норм при соблюдении условий главы 25 НК РФ и другие обоснованные затраты.
Порядок признания расходов на УСН
Порядок признания расходов при УСН зависит от их вида. Большинство расходов учитывают после их фактической оплаты — это кассовый метод. В отличие от налога на прибыль, где применяется метод начисления, на УСН важна именно дата оплаты.
Материальные расходы признают после оплаты поставщику и списания материалов в производство. Это означает двойное условие: недостаточно просто оплатить материалы, их нужно использовать в работе.
Товары для перепродажи можно включать в расходы только после их оплаты и реализации покупателям. Если товар оплачен, но лежит на складе, его стоимость пока нельзя учесть в расходах.
Расходы на оплату труда учитывают в момент выплаты зарплаты сотрудникам. Страховые взносы списывают в расходы в день их перечисления в бюджет. Это выгодно для планирования налоговой нагрузки: можно заплатить взносы досрочно и уменьшить авансовый платеж по УСН.
Основные средства требуют особого внимания: величину расходов определяют по остаточной стоимости на момент перехода на УСН или по фактическим затратам при покупке на упрощенке. Стоимость списывают равными долями поквартально в течение года. Например, купили оборудование за 400 000 рублей в марте 2026 года — по 100 000 рублей можно списать в расходы каждого квартала начиная со второго.
Нормируемые расходы на УСН
Некоторые виды расходов на УСН нормируются — их учитывают в пределах установленных лимитов. Это важное отличие УСН от общей системы налогообложения.
Представительские расходы признают в размере не более 4% от расходов на оплату труда за налоговый период. Например, если годовой фонд оплаты труда составил 5 000 000 рублей, то представительских расходов можно учесть максимум на 200 000 рублей.
Расходы на рекламу через средства массовой информации и наружную рекламу не нормируются, а другие виды рекламных затрат ограничены 1% от выручки. При годовой выручке 10 000 000 рублей на прочую рекламу можно списать не более 100 000 рублей.
С 2026 года можно применять нормативы, установленные для налога на прибыль, если конкретный вид расходов не указан в основном перечне. Это расширяет возможности для учета расходов на научные исследования, подготовку кадров и другие специфические затраты.
Какие расходы учитывают на УСН: расширенный перечень расходов
После введения открытого перечня те расходы, которые раньше нельзя было учесть на УСН 15%, теперь можно включить в расходы при соблюдении требований обоснованности.
Расходы, которые теперь можно учесть:
- услуги бухгалтерского и юридического аутсорсинга;
- затраты на облачные сервисы и подписки на ПО;
- расходы на коворкинг и временные рабочие места;
- оплата услуг фрилансеров и самозанятых;
- затраты на онлайн-обучение и вебинары;
- расходы на участие в онлайн-выставках;
- комиссии маркетплейсов и агрегаторов.
Важно помнить, что все свои расходы нужно отражать в книге учета доходов и расходов. Доходы и расходы учитываются кассовым методом: доходы при УСН признают в момент поступления денег, а расходы — после оплаты.
Ставки налога на УСН «доходы минус расходы» в 2026 году
Стандартная ставка на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» составляет 15%. Регионы могут устанавливать пониженные ставки при УСН — от 5% до 15% для отдельных категорий налогоплательщиков.
Региональные льготные ставки в 2026 году:
- производственная деятельность — часто 7,5-10%;
- социально значимые услуги — 5-7%;
- инновационная деятельность и IT-сфера — 3-5%;
- сельское хозяйство — 5-10%.
Ставки по УСН в 2026 году зависят от размера доходов. При превышении определенных лимитов применяются повышенные ставки налогообложения. Компании и ИП должны отслеживать лимиты УСН по доходам и численности сотрудников.
Лимиты для применения УСН в 2026 году:
- годовой доход в пределах лимита, установленного с учетом коэффициента-дефлятора на 2026 год;
- средняя численность сотрудников до 130 человек;
- остаточная стоимость основных средств до 200 млн рублей.
Расчет налога при УСН 15%: практические примеры
Чтобы рассчитать УСН «доходы минус расходы», нужно из полученных доходов вычесть признанные расходы и умножить на ставку налога. Формула расчета налога: (Доходы − Расходы) × Ставка = Налог по УСН.
Пример расчета №1 (прибыльная ситуация):
Доходы за год: 8 000 000 рублей
Расходы за год: 5 500 000 рублей
Ставка: 15%
Налог = (8 000 000 − 5 500 000) × 15% = 375 000 рублей
Пример расчета №2 (минимальный налог):
Доходы за год: 8 000 000 рублей
Расходы за год: 7 900 000 рублей
Обычный налог = (8 000 000 − 7 900 000) × 15% = 15 000 рублей
Минимальный налог = 8 000 000 × 1% = 80 000 рублей
К уплате: 80 000 рублей (так как минимальный налог больше)
Если расходы превышают доходы при УСН, налоговая база равна нулю, но нужно заплатить минимальный налог в размере 1% от доходов. Налоговый кодекс устанавливает правило: минимальный налог платят, когда он больше налога, рассчитанного обычным способом.
Налог на УСН «доходы минус расходы» уплачивают авансовыми платежами ежеквартально и окончательно по итогам года. ИП и ООО на УСН должны подавать декларацию по УСН раз в год: организации до 25 марта, предприниматели до 25 апреля следующего года.
Учет расходов для ИП на УСН в 2026 году
Предприниматели на УСН учитывают те же расходы, что и организации. ИП на УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы» могут уменьшить доходы на страховые взносы за себя и за работников.
Фиксированные взносы ИП в 2026 году установлены законом и включают обязательные платежи в ПФР и ФОМС. Эти взносы списывают в расходы в день их уплаты. Дополнительный взнос 1% с доходов свыше 300 000 рублей также учитывается в расходах при УСН. ИП и ООО на УСН должны вести книгу учета доходов и расходов, где фиксируются все операции.
Особенности для ИП:
- можно учесть взносы на добровольное медицинское страхование;
- расходы на ИП (владельца) по больничным листам не учитываются;
- командировочные расходы самого ИП можно включить в затраты;
- можно списать затраты на профессиональное обучение ИП.
Сравнение УСН «доходы» и «доходы минус расходы»
Работать на УСН с объектом «доходы минус расходы» выгодно, когда доля расходов составляет более 60% от выручки. При меньших затратах стоит рассмотреть вариант УСН 6% «доходы».
| Критерий | УСН 6% «доходы» | УСН 15% «доходы минус расходы» |
| Ставка налога | 6% (может быть снижена до 1%) | 15% (может быть снижена до 5%) |
| Объект налогообложения | Только доходы | Доходы минус расходы |
| Учет расходов | Не ведется | Обязателен |
| Документооборот | Минимальный | Расширенный |
| Выгодно при расходах | Менее 60% от доходов | Более 60% от доходов |
| Минимальный налог | Нет | Есть (1% от доходов) |
| Книга учета | Только доходы | Доходы и расходы |
Практические рекомендации по учету расходов
Для правильного учета расходов на УСН важно:
- сохранять все документы, подтверждающие расходы, в электронном и бумажном виде;
- проверять корректность оформления первичных документов до их принятия к учету;
- своевременно отражать операции в книге учета доходов и расходов в хронологическом порядке;
- учитывать особенности признания разных категорий расходов согласно кассовому методу;
- следить за соблюдением нормативов для нормируемых расходов и вести аналитику по ним;
- регулярно сверяться с контрагентами по взаиморасчетам;
- консультироваться с бухгалтером при спорных ситуациях.
Чек-лист для проверки расходов перед включением в УСН:
✓ есть договор или счет на оплату;
✓ есть документ об оплате (платежное поручение, чек);
✓ есть документ о получении товара/услуги (накладная, акт);
✓ расход экономически обоснован;
✓ расход направлен на получение дохода;
✓ расход входит в перечень 346.16 НК РФ или соответствует главе 25 НК РФ;
✓ соблюдены условия признания (оплата + дополнительные условия);
✓ контрагент — действующая организация или ИП.
Налог на УСН можно оптимизировать, грамотно планируя понесенные расходы и используя новые возможности открытого перечня. Рекомендуется составлять налоговый календарь с учетом дат оплаты крупных расходов для равномерного распределения налоговой нагрузки по кварталам.
Частые ошибки при учете расходов на УСН
Ошибка №1: учет расходов до момента оплаты. На УСН действует кассовый метод — расход признается только после фактической оплаты. Начисленная, но не выплаченная зарплата не уменьшает налоговую базу.
Ошибка №2: списание товаров до их реализации. Стоимость товаров для перепродажи можно учесть только после их продажи покупателю, даже если товар уже оплачен поставщику.
Ошибка №3: неполный комплект документов. Отсутствие накладной или акта приемки при наличии оплаты делает невозможным признание расхода.
Ошибка №4: превышение нормативов. Представительские расходы сверх 4% от ФОТ или реклама сверх 1% от выручки будут сняты при проверке.
Ошибка №5: учет личных расходов ИП. Покупки для личного пользования нельзя включать в расходы бизнеса, даже если они оплачены с расчетного счета.
С 2026 года система налогообложения «доходы минус расходы» стала еще более гибкой благодаря открытому перечню расходов. Компании и ИП получили возможность учитывать больше затрат, что позволяет законно уменьшить налоговую базу и оптимизировать налоговую нагрузку при правильном подходе. Главное — соблюдать требования обоснованности, документального подтверждения и связи расходов с получением доходов. Переход на открытый перечень особенно выгоден для IT-компаний, консалтинговых агентств, образовательных проектов и других бизнесов с высокой долей нематериальных затрат.